会議が終わったあと、地味にしんどいのが議事録です。録音を聞き直して、発言を拾って、決まったことと雑談を分ける。会議に出ていたはずなのに、書き終わるころにはもう夕方、ということもあります。ここで生成AIに任せたいのは、文字起こしをきれいな文章に直す作業そのものではありません。決定、宿題、保留を先に並べて、人が最後に確かめる。まずはそこです。
Teamsで会議をしていて会社のCopilotが使えるなら、その場か直後の整理を優先します。すでに文字起こしがあるなら、長い文はClaude、短めのメモならChatGPTで足ります。流れはシンプルです。録音またはメモを用意して、決定／宿題／保留に分けて、最後は人が確認する。この3ステップで回せます。大事なのは、決まっていないことを決まったように書かせないことです。指示文には推測禁止を入れます。機密会議では会社ルールが先です。個人の無料AIに、顧客名や未公開数字の生ログは入れません。
前の記事のメールと同じで、出てきた文をそのまま公開したり送ったりはしません。数字、担当名、期限は、自分の記憶と必ず突き合わせます。
この記事で分かること
- Teams＋Copilotと、文字起こし済みテキストの使い分け
- 録音またはメモから、決定／宿題／保留へ分ける手順
- 推測を止める指示文
- 人が確認するチェック項目
- 機密会議でのやめ方
どれに頼むか：会議をしている場所の近く
第2記事で触れた使い分けを、議事録向けに絞って見ます。
- Teamsが主戦場で、会社のCopilotがある → 会議中または直後の要点はCopilot
- 文字起こしテキストがすでにあり、量が多い → Claude
- 自分のメモが短く、骨格だけ欲しい → ChatGPT
- Googleドキュメントにメモがある → Gemini（社内ファイルの扱いは会社規則に従う）
無料の個人Copilotと、会社契約のMicrosoft 365 Copilotは同じではありません。個人側の画面に、社内会議の全文を貼るのは避けます。会社指定のツールがあるなら、業務の生データはそちらへ入れるのが前提です。指定がなく、私用のChatGPTで型だけ試すなら、名前と数字を消したメモまでにとどめます。
Claudeは長文の骨格づくり、ChatGPTは短い下書きや練習、GeminiはGoogleの中、CopilotはMicrosoftの現場。シリーズで整理してきた役割はそのまま使えます。議事録だから全部Claude、という選び方にはしません。どこで会議しているか、どのくらいの長さか。この2つで決めるほうが無理がありません。
3ステップ：録音またはメモ → 3分類 → 人の確認
ここは増やしません。まずは短く回せる形にします。自動化の話は、そのあとで十分です。
ステップ1. 録音するか、メモで足りるか
録音は、生成AIより前に確認することがあります。録ってよいか、です。第4記事の続きでもあります。
- 会社の公式録音・文字起こしがあるか
- 社外参加者がいるか、告知と同意があるか
- 人事、労務、未公開数字、紛争の会議か
機密会議では、便利さより手元メモを選ぶほうが安全なことがあります。個人スマホで録音したものを、個人の無料AIに上げないでください。入力した内容は、手元で削除したから完全に消えたと言い切れない。まずはその前提で考えます。
会社の公式文字起こしが使えるなら、それを正本にします。自分の走り書きしかないなら、そのまま渡さず、少し抽象化してからAIに入れます。両方あるなら、文字起こしを正として、メモは「自分が見た決定」が合っているかの検算に使います。
ステップ2. 決定／宿題／保留に分ける
「いい感じにまとめて」ではぶれます。先に分類を固定します。指示文の核は前の記事と同じ4点ですが、議事録では「やらないこと」をはっきり書くほうが効きます。
短いメモ向け。ChatGPTなどに渡すなら、この型で十分です。
「次の会議メモを、決定したこと、宿題（担当が分かる範囲）、保留の3つに分けて。発言者の推測はしない。分からない担当は『未記入』。期限が無い宿題は期限を作らない。全体を20行以内。固有名詞と未公開数字は入力に無ければ空欄。雑談は捨てる」
文字起こしが長いときは、Claudeなどにこう渡します。
「次は会議の文字起こしです。目的は上司が3分で読める議事メモ。構成は、結論3行 → 決定 → 宿題（担当／期限は入力にあるものだけ） → 保留 → 次回までの確認事項。発言の要約は事実だけ。発言していない決定を作らない。数字は入力値以外を作らない。推測した理由は『推測』と書かず、書かない。人名が不明なら役職や『未記入』。全体は30行以内」
Teams＋Copilotでも考え方は同じです。自動で要約が出てきても、そのままではなく、自分の型である決定／宿題／保留に合わせて並べ替えます。見出しが「ハイライト」だけだと、決まっていない話まで決定に見えやすいからです。
ステップ3. 人が確認する
AIは会議に参加していません。最後は、自分の記憶と照らします。
- 決定と書いた行は、その場で合意があったか
- 宿題の担当は、本人が引き受けたか。指名されていない人になっていないか
- 期限は発言にあったか。無ければ空欄のままか
- 数字は資料の値と一致するか
- 社外に出す版なら、社内の保留が混ざっていないか
1つでも記憶とずれるなら、AIの文より自分の確認を優先します。判断できないものは保留へ戻します。決まっていないのに決まったように書くより、保留のまま出したほうが、あとで揉めにくいです。
推測禁止の指示文を、毎回足す
議事録で怖いのは誤字より、存在しない決定です。次の禁則は、そのまま毎回入れて構いません。
- 発言者の推測をしない
- 決まっていないことを決定欄に入れない
- 入力にない数字、期限、金額を作らない
- 欠席者の意向を補わない
- 「おそらく」「空気的に合意」を書かない。書くなら保留
補足で1文足すなら、これです。「不明な点は質問として最後に3つまで。答えは作らない」
これだけで、勝手な穴埋めはかなり減ります。メールのお詫び文でも同じでしたが、AIは空欄を埋めたがります。空欄のままでよい、と先に許可しておくほうが仕事では役立ちます。
そのまま送らない。配布前の整え
社内向けと社外向けは分けます。同じAI出力を、そのまま顧客へ転送しないでください。社外版では、決定事項のうち公開してよい行だけを、人が抜き出します。
件名、日付、参加者リストは人が入れます。AIに参加者を推測させると、出ていない人が紛れます。出席の確認は、カレンダーかTeamsの表示を正とします。
文の調子も短めで十分です。「白熱した」「素晴らしい議論だった」のような感情語は、記録には向きません。残すのは、何が決まったか、誰が何を持ち帰るか、何が残っているか。その3点です。
機密会議は、会社ルールが手順より上
次に当てはまる会議は、個人の生成AIへ全文を渡しません。
- 未公開の業績、人事、組織再編
- 顧客との条件交渉、紛争、監査
- 個人の評価、健康、家族の話が出た場
- 録音禁止、または持ち出し禁止と案内された場
公式のCopilotや、会社が認めた文字起こしがある場合でも、共有範囲を超えてチャットへ貼り直さないでください。シャドーAIは、会議直後の疲れたタイミングで起きやすいものです。間に合わせで個人アカウントへ全文を流さない。使うとしても、抽象化した「決定3行」を型の練習に回すくらいまでです。
利用規則で禁止されているなら、議事録はこれまで通り人のメモで進めます。AI仕事術は、許されている範囲だけでも十分使えます。抜け道として有料の個人プランを選んでも、第3記事で触れた通り、安全の根拠にはなりません。
最初の2週間で回す量
いきなり大きなキックオフ会議から始めなくて大丈夫です。まずは毎週の定例を1本だけ。短い会議で試して、3分類が自分の記憶と合うかを見ます。そこが揃ってきたら、長い会議へ広げます。
見ておきたいのは次の3つです。
- 聞き直しの分数が減ったか
- 送り直し（決定の訂正メール）が増えていないか
- 保留の行を、無理に決定へ上げていないか
聞き直しが減っても、訂正が増えたら時短とは言えません。そのときは、指示文の推測禁止が弱いままです。モデルを替える前に、禁則を足してみます。
よくある質問
録音が無い会議でも、使えますか
使えます。自分の走り書きから、名前と数字を消して渡します。無い情報は作らせない指示を足します。記憶があいまいなところは、最初から保留で構いません。
全員の発言を時系列で残したほうがよいですか
監査や紛争の場で、会社が逐語記録を求めているなら別です。日常の定例なら、3分類のほうが上司は読みやすくなります。逐語が必要なときは、公式の文字起こしを別ファイルで保管し、配布用は短くまとめます。
ChatGPTとClaudeの両方に同じ文字起こしを入れたほうが正確ですか
個人側に生ログを二重で入れるリスクのほうが大きくなります。主軸は1つで十分です。長い文ならClaude、短いメモならChatGPT。突き合わせは、人の記憶と公式メモで行います。
参加者に、AIで下書きしたと書いたほうがよいですか
これは社内の文化と規則次第です。書くなら短く、「下書きは生成AI、決定の確認は人が実施」で足ります。社外向けの議事メモに、ツール名まで入れる必要は通常ありません。まず優先するのは中身の正確さです。
まとめ：分けるところはAIに任せて、決まったかどうかは人が持つ
議事録をAIに任せる流れは、録音またはメモを用意して、決定／宿題／保留の3分類に分けて、最後に人が確認する。この形です。TeamsならCopilot、長い文字起こしならClaude、短いメモならChatGPT。毎回、推測禁止を指示文に入れます。決まっていないことは、保留のままで出します。機密会議では会社ルールが先で、個人の無料AIに生ログは入れません。
メールの型と、議事録の3分類がそろうと、日常の文章仕事はかなり回しやすくなります。次に残るのは、ページ数のある報告書や週報です。数字を作らせない指示は、そちらでもそのまま使えます。
次の記事では、報告書・週報をAIで整える仕事術として、結論を先に置く書き方と数字の扱いを見ます。議事録で「決まったこと」と「決まっていないこと」を分けられたら、次は報告の骨格へ進んでください。
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